ELMA BPM

Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов. 

 Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

 Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать. Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы – все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

За простым и понятным интерфейсом скрывается богатый функционал, который в руках несколько более опытного пользователя может быть использован для решения сложных задач документооборота в организации. Таким образом, приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя и при этом не требует от пользователей глубоких знаний в области управления систем электронного документооборота.

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя потребуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации системой генерируется карточка документа – страница, на которой представлена вся информация о документе. В случае регистрации документа от пользователя также потребуется указать некоторые дополнительные атрибуты регистрации. В зависимости от настройки системы данные операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий файлов. При этом только одна версия файла будет актуальной (текущей), а остальные будут либо его черновиками, либо устаревшими версиями файла. Таким образом, на единой карточке документа хранится вся история изменения содержания документа. При этом версии одного и того же документа, которые нередко изменяются в процессе его согласования, доработки и других действий, могут иметь различные форматы. Версионность документа позволяет избежать путаницы и повторного создания нескольких экземпляров карточки одного документа.

Значительная часть информации до сих пор поступает в организацию в бумажном виде, однако ввод бумажных документов в систему ELMA не является проблемой. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» при наличии установленного на компьютере приложения ELMA Агент позволяет автоматически сохранять в системе электронного документооборота организации отсканированные документы. Поэтому способ ввода в систему бумажных документов практически не отличается от ввода электронных документов – требуется лишь в нужный момент нажать кнопку «Сканировать». Дополнительное программное обеспечение, установленное на компьютере, ровно как лишние операции сканирования и сохранения файлов на жестком диске не потребуются. Для регистрации документов в системе ELMA используется инструмент Канцелярия. В Канцелярии к документам прикрепляется регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер.

Архив электронных документов

Все документы приложения «ELMA: Электронный документооборот» формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы – документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о документе: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Движение документов в организации

Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Работа исполнителей с документами ведется полностью в электронном виде, что позволяет не только предотвратить случайную потерю оригинала документа, но и значительно сократить сроки выполнения действий с документами, уменьшить время реакции исполнителей на получаемые задачи, а также при необходимости позволить большой группе людей одновременно обеспечить полноценную работу с документом.

Программа ELMA позволяет организовать движение документов (документооборот) в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

Системы управления бизнес процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Основная цель данных систем – осуществить программную поддержку концепции процессного управления организацией.

Работа системы управления бизнес-процессами основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм.  

Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия. 

Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась. 

 Приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» реализует концепцию BPM, что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Благодаря использованию приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами» можно навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их выполнение четким и формальным. 

Приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» обладает огромным количеством возможностей, однако все функции системы легко могут быть поделены на четыре группы в соответствии со стадиями жизненного цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):

• Проектирование (моделирование)
• Исполнение Контроль и Мониторинг
• Улучшение процессов

Проектирование (моделирование)

Работа с бизнес-процессами в приложении «ELMA: Управление бизнес-процессами» начинается с их моделирования. Моделирование бизнес-процессов осуществляется в программе Дизайнер ELMA, входящей в комплект системы ELMA. Дизайнер ELMA имеет простой и понятный графический интерфейс. 

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации. 

На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса, набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма (графическая модель) бизнес-процесса строятся путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

В основе функционирования приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами» используется общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. На сегодняшний день последняя версия нотации BPMN имеет номер 2.0. Специалистами компании EleWise был выполнен перевод нотации на русский язык. 

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA заканчивается его опубликованием, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-интерфейсе приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами».

Исполнение

После того, как законченная модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, бизнес-процесс становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью – начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов до конечного события. При этом система управления бизнес-процессами автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять сотрудники. Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел до соответствующего шага.

Конечный исполнитель задач по бизнес-процессу видит только нужные лишь ему задачи, задачи других исполнителей от него по умолчанию скрыты. При этом пользователи не должны следить за ходом выполнения бизнес-процесса – их задача сводиться к решению конкретных поручений, автоматически формируемых системой.

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе информационной системы «ELMA: Управление бизнес-процессами» в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи. 

От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательной. То есть всю работу по поручению пользователь всегда выполняет в одном месте – на карточке задачи; здесь же он получает все необходимые для этого ресурсы. 

Так же после выполнения своего поручения пользователь не должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках данного бизнес-процесса должен выполнять следующий исполнитель – эти вопросы приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» берет на себя. 

Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников организации, выполняются приложением «ELMA: Управление бизнес-процессами» автоматически практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т. п.

Контроль и мониторинг

Для каждого экземпляра запущенного на выполнение процесса создается карточка экземпляра процесса. Карточка экземпляра процесса содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д. 

С карточки процесса пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять его ходом. Например, можно поправить параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» предоставляет удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств. 

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые относятся к текущему пользователю системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, можно перейти на его карточку.

Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Текущий пользователь может не являться непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию по выполнению этих процессов.

Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную информацию о процессе.

Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами» выглядит так же как графическая модель этого процесса в Дизайнере ELMA, но так как на ней отображен уже запущенный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой. 

Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и узнать предыдущий ход, по которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.

Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за ходом выполнения процессов. Так в частности случае просрочки задач исполнителем, его руководитель получит соответствующие уведомления, призывающие руководителя вмешаться в ход выполнения процесса. 

Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга исполнительской дисциплины Портала ELMA – задачи по процессам будут отображаться на страницах задач подобно любым другим задачам.

Оптимизация процессов

В процессе работы с бизнес-процессом у сотрудников организации может накапливаться большое количество рациональных предложений и идей по улучшению бизнес-процесса, особенно сразу после внедрения бизнес-процесса. Данные предложения действительно могут быть полезны и, при должной доработке бизнес-процесса, способны повысить эффективность работы организации. 

Для доработки бизнес-процесса не требуется останавливать его работу – вносить изменения и применять их можно прямо «на ходу». Одной из ключевых особенностей управления бизнес-процессами в приложении «ELMA: Управление бизнес-процессами» является возможность быстро внести коррективы в структуру процесса и мгновенно проверить эффективность таких изменений на практике.

Например, руководитель решил что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). Приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами» позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, можно сразу оценить эффективность внесенных коррективов.

Приложение «ELMA: Управление показателями» будет очень полезно в Вашей компании в нескольких случаях: 

•  Вы хотите внедрить в компании систему мотивации на основе Ключевых показателей эффективности (KPI, КПЭ). 
• Вы хотите автоматизировать систему сбалансированных показателей (ССП, BSC) 
• Вы хотите «Оживить» «бумажную» Систему Менеджмента Качества — т.е. перевести систему менеджмента качества из пачки бумаги в реально управляемую и улучшаемую систему управления компанией 

 Шаг 1. Рисуем модель управления 

Открываем приложение Дизайнер ELMA и рисуем модель управления в вашей компании.

Рисуем организационную структуру компании, показатели деятельности компании, цели и т.д.

Шаг 2. Ответственность 

Четко расставляем ответственность, не пропуская ни одного объекта — не должно быть зон безответственности !

Для каждого сотрудника компании система позволяет сформировать матрицу ответственности — полный перечень объектов управления, за которые отвечает человек. 

 Шаг 3. Данные 

Налаживаем сбор данных. Данные должны собираться. Желательно автоматически. Если не получается автоматически, то «руками», но четко по регламенту и без сбоев. Иначе система не будет работать. На этом шаге будет полезна помощь ИТ-отдела.

Наладили? Идем дальше.

Шаг 4. Контроль 

 Как только налажен сбор данных — система «наполняется жизнью». Например, можно быстро зайти посмотреть информацию по «плохим» показателям, на них стоит обратить внимание в первую очередь.

Наладили? Идем дальше. 

Либо можно самим «нарисовать» панель управления в простом графическом редакторе и получить информацию в простом графическом представлении.

Кроме того, в системе существует еще с десяток других способов контроля отклонений.

Шаг 5. Эффективность 

Управление эффективностью — одна из основных задач системы «ELMA: Управление показателями». В чем измерять эффективность сотрудника? В системе «ELMA: Управление показателями» понятие эффективность может состоять из 3-ех частей: 

• «Полностью контролирует то, за что отвечает». Переводим на формальный язык: «Достигает плановых значений по своим показателям»
• «Пообещал — сделал». Переводим на формальный язык: «Высокий коэффициент исполнительской дисциплины»
• «Соответствуем нормам, принятым в компании». Переводим на формальный язык: «Получает хорошие оценки от своего руководителя» 

В итоге по каждому из сотрудников в любой момент времени мы имеем четкую картину – насколько он эффективен на текущий момент. Более того, сотрудник сам это отлично видит, не надо его убеждать что-то делать – эффективность «на виду».

Шаг 6. Мотивация 

Как это все работает? Через каналы воздействия. Их несколько: 

1.  Вы заранее четко определяете критерии эффективности сотрудника. Не личное отношение, а только дело. Сделано — эффективен, нет — значит нет.

2. В конце месяца неумолимо будет подведение результата и перевод результата в деньги. Все четко, формально и без обид. ELMA: Управление показателями позволяет выгружать значения показателей в файл Microsoft Excel либо во внешнюю информационную систему.

И снова шаг 1. Улучшения 

Очень быстро окажется, что необходимо добавить еще какие-то показатели, появились новые процессы и т.д., а модель уже загружена, собираются данные и все работает. Как быть?

В системе ELMA: Управление показателями реализован принцип непрерывного улучшения. Если необходимо что-то улучшить — улучшайте «на ходу». Добавляйте показатели, меняйте организационную структуру, процессы и т.д. – и все это без остановки системы. Мышкой. Поменяли — попробуйте. Попробовали – снова улучшайте. И так до полной победы!

Любой компании вне зависимости от отрасли и размеров приходится взаимодействовать с другими компаниями. В случае небольших организаций этот процесс может протекать без применения специальных средств – достаточно бывает вести записи и пометки о клиентах в личные блокноты сотрудников – в случае же крупных организаций без использования дополнительных инструментов бывает просто не обойтись.

Ведь в мире конкуренции сфера взаимодействия с клиентами не терпит проступков – для успешных взаимоотношений и большой прибыли требуется четко выстроенная стратегия общения. Без использования специализированных компьютерных средств, при больших объемах взаимоотношений запутаться и пустить процессы на самотек совсем не трудно.

В качестве таких средств используются системы класса CRM (Customer Relationship Management). Приложения «ELMA: CRM» и «ELMA: CRM Эксперт» позволяют организовать работу с клиентами организации: приложения хранят в единой структуре информацию о компаниях и контактах, помогают выстроить и контролировать процесс продаж. На основании этой информации легко формируется отчетность по работе с клиентами.

Приложение «ELMA: CRM» содержит набор основных функций работы с клиентами: организация базы контрагентов, контактов, взаимоотношений; предоставление удобных инструментов сортировки и поиска нужной информации. Приложение «ELMA: CRM Эксперт» позволяет значительно расширить возможности приложения «ELMA: CRM» за счет дополнительных специфических функций, например таких, как интеграция системы ELMA с системами IP-телефонии.

Приложение «ELMA: CRM» лицензируется вместе с Порталом ELMA. Приложение «ELMA: CRM Эксперт» приобретается и лицензируется отдельно. При использовании приложения «ELMA: CRM Эксперт» вы имеете доступ ко всем функциям приложения «ELMA: CRM».

При этом приложение «ELMA: CRM» представляет собой полноценный инструмент организации работ с клиентами. Основными функциями приложения являются: 

• Хранение информации о контактах и контрагентах. Система позволяет хранить в единой связанной структуре информацию о физических и юридических лицах, контактах. Для каждого такого объекта создается отдельная карточка, содержащая полную информацию по нему. 
• Управление потенциальными клиентами. Организации и контакты, которые еще не стали реальными клиентами, то есть те, с которыми деловые отношения только начали завязываться, требуют проведения особой работы. В системе имеется отдельный инструмент для работы с потенциальными клиентами – возможностями. 
• Управление сделками и взаимоотношениями с клиентом. Благодаря данной функции приложения можно планировать и проводить цепочки взаимоотношений с клиентами. 
• Ведение маркетинговых мероприятий. Приложение позволяет планировать отслеживать эффективность проведения маркетинговых действий. 
• Поиск и доступ к информации. База приложения «ELMA: CRM» может содержать огромное количество записей, но благодаря удобным функциям поиска найти нужную запись можно быстро и просто. 
• Проведение работ с клиентами. Приложение предоставляет удобные инструменты для организации работ по клиентам, ведению планирования взаимоотношений и сбора статистической информации по всей этой активности. Весь процесс работ по клиенту регистрируется в приложении на соответствующих карточках. Историю взаимоотношений в будущем можно просмотреть.

Самой ключевой функцией приложения «ELMA: CRM» является возможность удобной организации хранения информации о контрагентах и контактах компании.

Для каждого юридического или физического лица, с которыми взаимодействует ваша организация, в приложении заводится персональная карточка. Карточка контрагента содержит все его реквизиты, сведения о контактных сотрудниках, историю сделок и взаимоотношений, списки связанных с ним документов. Кроме того, пользователи приложения «ELMA: CRM» могут оставлять на карточке контрагента свои комментарии и всевозможные пометки, которые могут быть полезны как другим пользователям приложения, так и самим авторам комментариев в будущем.

В отдельной базе хранятся записи о контактах. Карточка контакта содержит не только непосредственно контактную информацию, но также множество других полезных данных: историю взаимоотношений, сведения о связях с организациями, списки прикрепленных документов и текущих задач по контакту.

Контакт может, как относится к некоторой организации, уже сохраненной в списке контрагентов приложения «ELMA: CRM», так и быть самостоятельным, не связанным с конкретной организацией. С карточки контрагента можно одним щелчком мыши просмотреть карточки связанных с ним контактов, и наоборот – с карточки контакта просмотреть связанную с ним организацию.

Наряду с базой контактов приложение «ELMA: CRM» позволяет вести базу потенциальных клиентов компании – контактов, с которыми вы только начали общение, и интерес которых к вашей организации еще не определен. Неясно, разовьется ли такое взаимоотношение в серьезное сотрудничество или нет – такие контакты требуют особой работы по ним, поэтому хранятся в приложении отдельно. Потенциальными клиентами может быть, например, представитель фирмы, с которым вы познакомились на конференции, или это может быть посетитель вашего веб-сайта, оставивший на нем свои контактные данные.

В ходе взаимодействия с клиентом через некоторое время станет ясно, реален ли его интерес к вашей организации. В случае успешного стечения обстоятельств клиент может превратиться из потенциального в реального – тогда запись конвертируется из базы потенциальных клиентов в базу реальных контрагентов. В противном случае, когда станет очевидно, что клиент не заинтересован в сотрудничестве, запись потенциального клиента может быть помечена как неперспективная, что, по сути, будет означать окончание работ по данному направлению.

За записью потенциального клиента в приложении «ELMA: CRM» закрепляется некоторый сотрудник организации, ответственный за работу с этим клиентом. Приложение «ELMA: CRM» позволяет удобно организовать механизм «Очереди клиентов» (функционал организации работы группы менеджеров по обработке списка потенциальных клиентов): руководитель помещает потенциальных клиентов в очередь, а менеджеры последовательно прорабатывают их по принципу «кто первый в очереди».

Любой сотрудник, который занимается реализацией товаров или услуг, должен уметь хорошо планировать свое время для достижения максимальной эффективности и быть предельно пунктуальным при общении с заказчиком. Построение цепочки взаимоотношений, которые приводят к успешному результату, нередко является результатом продуманной стратегии. В организации взаимоотношений с клиентами может помочь приложение «ELMA: CRM», предоставляющие пользователям удобные инструменты назначения и планирования встреч, звонков и переписки.

Планирование взаимоотношений может быть осуществлено как с карточки организации или контакта, так и в Календаре приложения. Календарь представляет собой удобное графическое средство для планирования рабочего времени сотрудников: запланировать звонок, письмо или встречу можно просто пометив мышью на Календаре нужное время.

После проведения взаимоотношения сотрудником, он должен оставить в приложении «ELMA: CRM» отметку о результатах работ (текстовый комментарий). Данный комментарий сохраняется в истории приложения и может быть просмотрен на соответствующей карточке (клиента, потенциального клиента, организации). По окончанию взаимоотношения пользователю также будет автоматически предложено запланировать следующее взаимоотношение. Например, после отправки письма с коммерческим предложением, целесообразно запланировать звонок клиенту на следующий день, чтобы узнать о его мыслях насчет полученного письма.

Таким образом, приложение «ELMA: CRM» стимулирует сотрудников организации на создание непрерывной цепочки общения с клиентом. Так как вся информация о старых взаимоотношениях сохраняется в истории приложения, при возвращении к работе с клиентом даже спустя большое количество времени, можно быстро освежить память и сориентироваться по текущему статусу взаимоотношений. Просмотр цепочки взаимоотношений позволяет просмотреть характер и плотность общения с клиентом и обнаружить возможные «обрывы».

Приложение «ELMA: CRM» предоставляет удобный инструмент для управления сделками компании, благодаря ему можно выстраивать цепочки действий, ведущих к продаже товаров или услуг и подписанию договоров. Приложение «ELMA: CRM» фиксирует все совершенные с клиентом в рамках сделки действия и выстраивает их в единую непрерывную цепочку. Сделки являются основным объектом приложения для управления взаимоотношениями с клиентами.

Сделка с клиентом может иметь различные статусы, определяющие ее статусы: от «Новой возможности» до «Подписания договора». В динамике стадии образуют полную Цепочку продаж. Стадии Цепочки продаж могут быть настроены в соответствии с требованиями вашей организации. Например, Цепочка продаж может выглядеть так: «Новая возможность, Подготовка коммерческого предложения, Рассмотрения заказчиком, Коммерческие переговоры, Согласование договора, Подписание, Договор подписан».

Переход сделки из одного состояния в другое позволяет объективно судить о ведении дел по данному вопросу – по сути, это говорит об измерении «расстояния до денег». Чем дальше продвижение по цепочке, тем ближе ваше предприятие к непосредственному получению прибыли. И наоборот, откат на предыдущий шаг сигнализирует о возможных проблемах.

Приложение «ELMA: CRM» имеет функцию привязки контрагентов, контактов, сделок и потенциальных клиентов к маркетинговым мероприятиям с целью разработки оптимальной CRM-стратегии. Это могут быть всевозможные публикации, выставки, конференции и т.д. Таким способом, можно оценить возврат инвестиций (ROI) от маркетинговых действий.

База клиентов с учетом ведения потенциальных клиентов обычно очень динамично развивающаяся структура, насчитывающая тысячи записей. Приложение «ELMA: CRM» предоставляет удобные средства для фильтрации и поиска нужных записей в базе.

Записи могут быть отфильтрованы по множеству всевозможных параметров, что делает функцию поиска очень гибкой. Параметры фильтрации могут быть сохранены для использования в будущем – для поиска записей по этому фильтру в будущем будет достаточно выполнять пару щелчков мышью, указывать все параметры заново не придется.

Так как информация, связанная с определенными клиентами, может носить конфиденциальный характер, ее разглашение перед всеми сотрудниками организации может быть недопустимо. В приложении «ELMA: CRM» администратор системы может легко настроить, какие данные должен видеть тот или иной пользователь, а какие не должен.

Например, можно поделить контрагентов организации по региональным направлениям: менеджеры по продажам будут видеть только контрагентов своего региона, в то время как получить информацию по контрагентам других регионов они не смогут.

Приложение «ELMA: CRM» позволяет не только хранить и получать полезную информацию по клиентам, но и помогает вести с ними работы. Например, с карточки контрагента или контакта можно в один щелчок мыши создать поручение, связанное с данным клиентом. В созданном таким образом поручении уже будет инициирован данный контрагент или контакт.

При этом информацию о статусах проведенных по клиенту задач можно всегда просмотреть на его карточке. Таким образом, вся активность, так или иначе связанная с записью приложения (физическим или юридическим лицом, контактом), отображается на ее карточке. Что позволяет получить в одном месте исчерпывающую информацию о нужной записи.

Кроме пользовательских задач, клиенты могут быть участниками всевозможных взаимоотношений (встреч, совещаний, звонков и т. д.). При помощи приложения «ELMA: CRM» удобно не только регистрировать совершенные взаимоотношения с клиентом, но и перспективно выстраивать цепочки взаимоотношений на будущее. Система напомнит пользователям системы о встречах, звонках и других событиях и при необходимости проконтролирует факт их совершения.

Все совершенные с клиентом взаимоотношения также регистрируются в системе и могут в дальнейшем быть просмотрены на карточке клиента.

Проекты являются не типовыми задачами, требующими сложного взаимодействия различных подразделений, и состоят при этом из последовательности этапов. Выполнение таких задач может состоять из десятков задач более мелких, в выполнении которых задействуются десятки, сотни и даже тысячи сотрудников организации.

При выполнении проектов особую важность имеют три составляющие:

• Качество конечного продукта, соответствующее заранее определенному уровню; 
• Сроки, в которые выполняются все работы; 
• Бюджет, в который необходимо уложиться.

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками.

В целом, управление проектами включает в себя следующую деятельность:

• Определение требований проекта; 
• Определение четкой и достижимой цели; 
• Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости; 
• Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников; 
• Контроль за соответствие хода выполнения проекта заранее определенным планам. Корректировка хода выполнения проекта в соответствии с возможными отклонениями.

Управление проектом – задача менеджера проекта; задача, нетривиальная, требующая от специалиста большого опыта, знаний и нередко также интуиции. Конечно, никакая компьютерная система в полной мере пока не способна полностью заменить хорошего менеджера проекта, однако такая система может стать для менеджера проекта хорошим помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач (например, таких, как построение диаграммы Ганта), чтобы у менеджера оставалось больше времени на решение нетривиальных задач.

Приложение «ELMA: Управление проектами» представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Основные функции приложения «ELMA: Управление проектами» позволяют эффективно решать следующие задачи:

• Управление сроками выполнения проекта; 
• Организация единого информационного пространства по проекту; 
• Коммуникации между участниками проекта; 
• Управление бюджетом проекта; 
• Информирование участников проекта о ходе выполнения проекта; 
• Управление рисками проекта.

Прежде, чем с проектом можно будет работать в приложении «ELMA: Управление проектами», в систему предварительно требуется загрузить его содержание, а в частности – календарный план и общую информацию по нему.

В целом, описать использование приложения «ELMA: Управление проектами» можно в четырех простых шагах:

Шаг 1. План проекта формируется в программе Microsoft Project, указываются исполнители задач. При этом фамилии исполнителей задач проекта используются идентичные фамилиям учетных записей соответствующих пользователей системы ELMA.

Шаг 2. Файл проекта Microsoft Project (MPP-файл) загружается в систему ELMA. Приложение «ELMA: Управление проектами» автоматически распознает содержимое MPP-файла, формирует план проекта, выбирает исполнителей задач проекта – если файл проекта был составлен верно, никакой ручной работы по адаптации проекта в системе не потребуется. Для задач, у которых не был указан исполнитель в файле проекта, исполнителем назначается менеджер проекта. Прямо в мастере импорта проекта можно выбрать других исполнителей для задач.

Шаг 3. Менеджер проекта может приступать к работе с приложением «ELMA: Управление проектами» и использовать все его функции. Система автоматически будет ставить задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Исполнители «закрывают» задачи по мере их выполнения, а руководитель оперативно видит статус хода всего проекта и проблемные зоны.

В идеальном случае достаточно трех этих шагов, но на практике обычно имеет место еще четвертый:

Шаг 4. Как правило, редкий проект обходится без смены календарного плана. При этом требуется понять, что уже сделано, что еще предстоит сделать и оповестить об изменении сроков ответственных лиц. Система ELMA позволяет сделать это быстро и эффективно – возможна загрузка измененного файла из Microsoft Project. При этом будут учтены изменения в плане проекта – созданы новые задачи, изменены исполнители по текущим, сдвинуты сроки и т.д. Если происходит смещение задачи или задача удаляется, то текущий исполнитель получает оповещение.

Поправить календарный план проекта можно непосредственно в приложении «ELMA: Управление проектами», но для удобства совершения ощутимых изменений предпочтительнее выгрузить текущий статус проекта в виде файла Microsoft Project, доработать его уже там, а затем загрузить измененный файл снова в ELMA.

Загружать и выгружать файл проекта между системой ELMA и программой Microsoft Project можно в любой момент сколько угодно раз прямо в ходе выполнения проекта.

Менеджер проекта получает в лице приложения «ELMA: Управление проектами» удобную среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

На одной странице приложения отображается следующая информация:

• Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус. 
• Календарный план и задачи проекта. В списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее. 
• Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку по проекту. 
• Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату. 
• Документация. Содержит список документации по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т. д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, чтобы только нужные участники проекта имели к ним доступ. 
• Риски проекта. Потенциальные проблемы проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения. Важно постоянно держать в голове риски проекта, чтобы в случае их возникновения быть полностью готовым эффективно минимизировать и устранить последствия.

Вся эта информация, представленная на странице проекта, отображается в виде портлетов – небольших информационных окон – состав, порядок и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации по тому или иному вопросу (например, по бюджету), достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.  

Приложение «ELMA: Управление проектами» ставит задачи исполнителям в соответствии с планом проекта. Каждому исполнителю – свой набор задач.

Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ. После завершения задачи в проекте ставится соответствующая отметка. Исполнители «закрывают» задачи по мере их выполнения, а руководитель оперативно видит статус хода всего проекта и проблемные зоны: в плане проекта завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание — красным, задачи, над которыми ведется работа – зеленым. В плане также проставляется процент завершения работ.

В системе предусмотрено построение диаграммы Ганта, позволяющей наблюдать графическое представление плана проекта:

Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел.

Зачастую для эффективного выполнения задач проекта требуется качественно организовать коммуникации между его участниками. В системе ELMA продуман механизм для таких коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения по проекту и общаться в лентах сообщений. Кроме того, к сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта. Там же можно их комментировать. Таким образом, вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте.

Если у участника проекта есть тема для обсуждений – он просто бросает сообщение в ленту сообщений. Все нужные пользователи системы мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии так же увидят все нужные пользователи. Это очень похоже на общение в Facebook – так же удобно, но только сообщения видят исключительно нужные сотрудники организации – от посторонних глаз переписка надежно скрыта.

Приложение «ELMA: Управление проектом» позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, формируются плановые цифры и по фактическим документам идет учет фактических цифр. Предусмотрены различные варианты отображения бюджетной информации.

Фактические значения дохода и расхода оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по маршруту. Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры – в любой момент можно просмотреть не только откуда, какие и как пришли или ушли средства, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них.

В проектах внедрения возможно внедрение процесса заявки на выделение средств в разрезе проектных статей и завязка этого процесса на бухгалтерию. Поступление средств в бюджет проекта так же может выполняться в рамках бизнес-процесса. Таким образом, занесение информации в бюджет проекта системы ELMA осуществляется автоматически. Для проектных компаний это позволяет ускорить расчеты с подрядчиками, контролировать их и тем самым ускорять общий ход проекта. А руководителю проекта это дает возможность в любой момент времени посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.

В рамках выполнения проектов его участники могут работать с колоссальными объемами самой различной информации. Эта информация может составлять коммерческую или иную тайну; при сумбурной организации проектных работ может иметь место утечка информации, ее нежелательное разглашение.

Приложение «ELMA: Управление проектами» позволяет гибко разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к этим ресурсам получат только те участники, которые должны иметь к ним доступ для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

При работе с проектом очень важно предусмотреть максимум возможных сложностей, которые потенциально могут случиться в ходе его выполнения и негативно повлиять на реализацию проекта. Приложение «ELMA: Управление проектами» имеет удобный инструмент управления рисками проекта.

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта – он всегда находится на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

Риски проектов могут быть разрешены, когда в приложении «ELMA: Управление проектами» им будут сопоставлены некоторые действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результаты проекта.